Overusage Bentley Licenties: hoe voorkom ik een dikke rekening?

Laatst aangepast door Viktor de Haan op January 21, 2019 09:54

Niet iedereen weet het, maar als je een Bentley Select contract hebt hebt dan kun je licenties op meer computers installeren én gebruiken dan dat je licenties hebt. Zolang deze licenties niet allemaal tegelijk gebruikt worden (dus als er nooit meer gebruikers aan het werk zijn dan dat je licenties hebt) dan is er niets aan de hand. Worden er echter meer licenties gebruikt dan heet dat "overusage" en krijg je een rekening voor de extra uren en licenties die je gebruikt hebt. Dat kan een onaangename verrassing zijn en daar zit je als bedrijf niet op te wachten.

Bentley is er niet op uit om hun klanten een oor aan te naaien. Ze willen alleen dat bedrijven betalen voor wat ze nodig hebben en  dan alleen voor wat ze gebruiken. 

Daarvoor hebben ze ook de nieuwe “Open Acces License Subscription” geïntroduceerd. Hierbij betaal je altijd maandelijks (of per kwartaal) achteraf hoeveel je gebruikt hebt. Deze vorm van abonnement is goedkoper dan 3 keer een oude maandlicentie en ongeveer even duur als het oude jaar-abonnement gedeeld door vier. En bovendien zitten er meer voordelen aan dit kwartaal-abonnement:

  • Je krijgt toegang tot Bentley LEARN waar je gratis alle software kunt downloaden om het uit te proberen gedurende 7dagen. 
  • Je hebt alle voordelen van een Select Contract. 
  • Je blijft flexibel om per 3 maanden je Select Contract aan te passen.

Je hebt dus keuze uit twee opties:

  1. Jaarlicenties, voor werknemers die dag in dag uit met Bentley-producten moeten werken.
  2. Open Acces License Subscription, voor werknemers die soms voor een tijdje met Bentley-producten werken en soms ook een tijdje niet. Je betaalt dan alleen voor de uren dat je gebruik maakt van de producten.

Er zijn wat manieren om deze "overusage" te voorkomen

  1. Je kunt je licenties goed beheren en zorgen dat software nooit op meer computers wordt geïnstalleerd dan je licenties hebt. Dat betekent dus dat als je software installeert op een nieuwe computer, je altijd deze eerst op een andere computer deïnstalleert. 
  2. Als je veel licenties hebt, verspreid over meerdere afdelingen, en misschien een groot verloop in personeel dan is het ook een goed idee om te laten uitzoeken hoe de stand van zaken is. Dan kun je daarna eventueel maatregelen nemen. The People Group doet dit natuurlijk graag voor je. We hebben software die voor je kan uitrekenen hoeveel speelruimte er nog is binnen je Select Contract.
  3. Er zijn ook bedrijven die software hebben ontwikkeld om "overusage" te voorkomen:
    -  4dselect: https://4dselect.be/cad-software-diensten/license-control-tool/
    -  Softracks: http://www.softwaremetering.com/bentley-calendar-hour-control.htm
     een powerpoint: http://www.softwaremetering.com/outgoing/SofTrack_WebDemo_OverviewA.ppt
  4. Als je toch met meerdere mensen één licentie wilt kunnen gebruiken dan zul je een paar afspraken met je gebruikers moeten maken:
    -  Installeer op elke computer Bentley View, dit is gratis viewing software die er voor zorgt dat iedereen MicroStation-tekeningen (en AutoCAD-tekeningen!) kan bekijken.
    -  Als gebruikers ook aantekeningen bij de tekeningen willen kunnen maken dan kun je voor hen Bentley Navigator aanschaffen. Die is lang niet zo duur als een MicroStation-licentie.
    -  Vergeet niet om de software af te sluiten na gebruik, zodat iemand anders er gebruik van kan maken.
    -  Als er iemand anders van de software gebruik gaat maken dan moet er minstens 10 minuten tussen afsluiten en opstarten zitten (anders worden er als nog 2 licenties geregistreerd). 
    -  Als u thuis gaat werken (dus switcht van computer) moet er ook minimaal 10 minuten zitten tussen het afsluiten van uw werkcomputer en het opstarten van uw thuiscomputer (of laptop).
    -  Als u een Select Contract heeft dan kunt u beheersoftware downloaden waarmee u kunt zien wie wat gebruikt en hoe lang.
    -  Bentley zal je niet meteen bij elk uur teveel een rekening sturen. Je kunt maximaal 3 keer een (bestaande) licentie teveel gebruiken of nieuwe software te lang gebruiken zonder dat je daarvoor de rekening krijgt gepresenteerd.

Die 10 minuten is gebaseerd op het systeem dat Bentley gebruikt om de licenties te monitoren. Deze checkt per interval hoeveel licenties er in gebruik zijn. Dus als je om 10.02 uur MicroStation opent en om 10.29 uur weer sluit dan ben je bezig geweest in interval 10.00-10.10 uur, 10.10-10.20 uur en 10.10-10.30 uur. 

Als je binnen één interval MicroStation opstart en weer sluit wordt dat gebruik niet meegerekend, pas als je een intervalgrens overschrijdt. Zijn er binnen een interval twee licenties in gebruik dan worden er ook twee gerekend. Als je echter 10 minuten wacht zoals hierboven aangeraden wordt, dan wordt bij overschakeling van de ene naar de andere gebruiker (of computer) altijd maar één licentie gerekend omdat je dan sowieso in twee verschillende intervallen actief bent.

Conclusie

Al met al zijn permanente licenties nog steeds goedkoper als er langer dan 2,5 jaar veel mee gewerkt gaat worden, maar voor tijdelijke licenties is Open Acces zeker een goed alternatief.

Hier wordt het door Bentley ook  nog een keer uitgelegd: Effective license management with Bentley SELECTserver